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人力资源管理员:定员的基本工作步骤和方法

来源:人力资源培训网   编辑:china 日期:2017-11-08

  人力资源管理员:定员的基本工作步骤和方法

  下面整理了人力资源管理员的学习中“定员的基本工作步骤和方法”相关知识点,希望能够对于大家的学习有所帮助。

  定员是公开透明的博弈程序和科学合理的研究方法的结合。

  因为没有任何工具和方法能够像尺子度量长度那样对一个岗位的劳动量进行完全的量化测量,即使泰勒发展的时间研究和动作研究,虽然对于体力劳动较为有效,对于脑力劳动不无兴叹之感,况且目前企业中的很多劳动很难用体力劳动和脑力劳动截然分开。也就是说,定员工作必然不能“绝对客观”,由于管理者之间立场、利益的差异,定员中的主观成分必然存在,在这个意义上,公开透明的博弈程序甚至比工具方法更重要。

  (一)企业定员的两种不同方式

  一种是自下而上的逐级汇总,一种是自上而下的逐级分解。据一般经验来看,自下而上方式往往由于缺乏总体规模限制而虚夸定员,最终仍要由公司高层强力压缩定员。因此,自上而下方式从一开始就确定企业总体规模,并逐次分解,强调企业总规模和部门总规模对岗位定员作为岗位定员的总体限制,这样能使各部门自觉按合理水平确定定员。

  同时,任何企业都存在一个人员总体规模限制的问题,其极限是企业盈亏平衡点所决定的人工成本占企业总销售额的比重。

  (二)确定定员的步骤

  1、确定一线业务人员总规模。

  企业业务人员直接为客户提供服务或制造产品,因此可以根据企业业务规模或产量等量化因素较为直接的得到。具体方法如下:

  (1)根据设备定员。对于生产企业,每台设备都存在额定的看管定额或操作机位,例如,纺织企业纺织工人数量的确定是根据纺织机看管定额水平确定的,计算方法如下:岗位定员=设备台数(台)/ 看管定额(台/人)。

  其他生产企业,可按照生产线设计时确定的机位来确定生产人员定员,比如印刷企业某型号凹印机额定人员定额为3人,即必须由3人才能开动,这实际上也是看管定额之一种。

  (2)对于服务类企业,生产人员与服务对象之间则存在相对稳定的比例关系,以餐饮企业为例,就餐人数和服务人员存在一定比例,按此比例则可计算出服务人员规模。

  (3)按照劳动效率定员。根据企业总的设计产量和一般的人均劳动效率,则可计算出生产人员总量,如在一定的自动化水平下,煤矿企业存在人均产煤量的指标。

  (4)按照人工成本定员。还有一种情况,可以按照人工成本定员,如上面谈到的煤矿企业,可以用百万吨煤人工成本含量计算出生产人员总量。

  一般来说,生产岗位定员是最方便量化计算的,也是最容易达成一致的。利用以上方法,可以直接计算出不同岗位生产人员的定员标准。

  2、确定管理人员总规模。

  管理人员与生产岗位定员之间存在一定的比例关系,这种比例关系一般随行业不同而不同,一般来说,劳动越密集则管理人员所占比例越低,而资本和智力越密集则所占比例越高。每个行业都存在一个适宜的比例范围,企业可参考行业标杆企业、平均水平和自身情况合理确定该比例。

  西方发达国家政府和行业组织一般会定期发布相关该比例关系,而在我国则还没有建立相应机制。下表是美国劳动部发布的2001年银行业岗位及薪酬统计数据:

  3、按照部门岗位设置,在各职能部门中合理分配管理人员总定员。

  在管理人员总定员确定后,按照组织结构确定的部门设置,将总定员分配到各部门中去。可由人力资源部门代表企业定员工作小组提出一个讨论草案。分配原则如下:

  对于人力资源部门,可按照员工数量的一定比例确定;

  对于财务部门,可主要考虑公司业务数量决定的财务工作量;

  对于销售部门,可按公司销售模式确定销售区域管理方式确定;

  对于行政部门,可按照员工数量的一定比例确定;

  其中,研发部门较为特殊,具有一定的独立性,主要取决于企业的研发策略和研发投入。

  同时,各部门之间注意保持合理的定员比例关系。

  4、遴选定员专家,成立定员委员会,采用德尔斐法适当调整部门总定员。

  定员专家由公司高层、各部门经理、外部行业专家组成。

  将上述计算过程及结果以简明的列表方式呈现给各位内部专家,让其背靠背地按个人意见适当进行调整,并指明调整的理由;人力资源部在意见收集后作综合处理,然后反馈给各位专家,第二轮征求意见。根据意见的一致程度,一般在两轮后即可组织面对面的座谈会,由各位专家公开发表意见,进行讨价还价。

  最后即可得到达成一致的各部门定员总数。在进行定员总数核定时,应考虑到出勤率的因素,为员工正常的事假、病假留出合理的空间,出勤率可参考企业历史数据确定。

  5、由各部门按照岗位设置将总定员分解为岗位定员。

  逐层分解的过程为各职能部门内部岗位定员勾勒出越来越清晰的框架,实际上在部门定员确定之后,岗位定员确定难度大大降低。具体方法如下:

  (1)流程分析法:根据岗位所包含流程的总工作量确定各岗位定员。

  (2)职责分析法:根据岗位职责数量确定岗位定员。

  实际上,这些两种方法都是主观分析方法,但在部门定员确定的前提下,各部门负责人完全有能力根据流程和职责两因素合理确定岗位定员。部门负责人之所以不愿意去合理确定定员的原因在于,一是没有部门总定员数的限制,存在增加部门编制的博弈心理,二是部门层面没有压缩成本的自我约束动机,这将在下文中讨论。

  6、定员的最终确定。

  在分解部门定员的时候,可能产生定员核定数不尽合理的问题,需要重新核定部门总定员;还有就是要对分解到岗位的结果进行总体分析,并最终确定。

  至此,定员全过程基本完成。

  (三)定员的注意事项

  1、持续积累定员数据,为定员提供支持。

  行业数据和本企业历史数据是企业定员最有力的依据,但是很多企业却缺乏系统的数据积累,因而给定员工作带来一定障碍。人力资源部门应特别注意相关历史数据和行业数据的搜集和积累,从而为企业核定定员提供支持。

  2、正确认识定员的意义,争取企业高层的重视和支持。

  在成本成为企业生死线的今天,定员显得益发重要,要从企业竞争力的高度认识定员的重要性。因此,企业高层的重视和支持是定员成功必不可少的要素。

  3、运用公开透明的决策程序,使各部门充分发表意见。

  人力资源部门往往成为企业定员中的众矢之的,各部门将人力资源部门看作压缩定员的砍刀,原因之一是定员过程中没有给相关部门发表意见的机会,使之被动接受定员结果。人力资源部门应当强化定员程序的公开透明,使各部门积极参与到定员中,充分发表意见,变暗箱决策为公开博弈。

  4、通过规则设计,使各部门具有自我约束动力。

  依靠外界约束,只能压缩和抑制定员膨胀的速度,而无法真正保持合理的定员水平,这是因为各部门缺乏自我约束的动力。划小核算单位,或者进行模拟独立核算,从形式上使各部门成为自我约束的实体是形成良性定员机制的有效途径。

  比如,对于销售部门实行模拟独立核算,向其支付销售费用和适当的销售额提成比例,由其内部控制定员数量,则可有效地控制其定员。对于诸如人力资源部等难以实现独立核算的部门,也应从定员增长与工资增长幅度之间的制约关系上着手使之具有合理确定定员的动力,即如果在增加定员的前提下,年度工资增长幅度必须相对调低,或者只能和上年度持平,除非企业规模扩张阶段下的定员自然增长。

  5、正确认识量化标准和主观经验的作用。

  定员绝对不可能完全量化,主观经验起着重要作用,所以不要盲目相信量化,人力资源培训过度量化可能时有害的,采用合理的程序如德尔斐法等使主观经验公开表达,非但不会影响客观性,反而有利于定员的合理确定,其关键在于公开。

  6、定员是一个持续调整过程。

  环境是不断变化的,企业定员也是必然是不断调整的,因此没有一劳永逸的定员标准,人力资源部门要做好定员维护工作,及时发现问题,根据企业状况适时调整。

          

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